Ob im Büro, in der Werkstatt oder auf der Baustelle: Mobile Geräte gehören inzwischen zur Grundausstattung vieler Betriebe. Das Problem kommt oft erst später – nämlich dann, wenn die Buchhaltung klären muss, ob ein neues Notebook, ein Tablet oder ein Smartphone sofort als Aufwand gebucht werden darf oder über mehrere Jahre abgeschrieben werden muss. In der Praxis kursieren dazu widersprüchliche Aussagen, weil sich die steuerlichen Regeln aus mehreren Bausteinen zusammensetzen: den amtlichen AfA-Tabellen, den GWG-Grenzen und einer Sonderregelung für Computerhardware und Software.
AfA-Tabellen geben Richtwerte – und sind nicht das letzte Wort
Für viele Anlagegüter nutzt die Finanzverwaltung sogenannte AfA-Tabellen als Orientierungshilfe. Die „AfA-Tabelle AV“ des Bundesfinanzministeriums stammt in ihrer Grundfassung vom 15. Dezember 2000 und gilt für Anlagegüter, die nach dem 31. Dezember 2000 angeschafft oder hergestellt wurden.
Wichtig ist dabei ein Punkt, der in der Praxis oft untergeht: AfA-Tabellen sind ein Hilfsmittel zur Schätzung der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer – sie binden in erster Linie die Finanzverwaltung. Steuerpflichtige können im Einzelfall auch davon abweichen, müssen dann aber plausibel begründen können, warum ein Wirtschaftsgut tatsächlich schneller „verbraucht“ wird.
Drei Jahre für PCs und viele Bürogeräte – so steht es in der Tabelle
Wer sich an der AfA-Tabelle orientiert, findet dort für typische IT- und Bürokomponenten häufig eine Nutzungsdauer von drei Jahren. So sind etwa „Computer, Personal-“ mit drei Jahren ausgewiesen; ebenso tauchen in dem Umfeld auch Monitore/Bildschirme und Drucker mit jeweils drei Jahren auf.
Was das in Euro bedeutet, zeigt ein Rechenbeispiel, das in der Praxis sehr typisch ist: Kostet ein Notebook 1.200 Euro und wird über drei Jahre abgeschrieben, ergibt sich eine Jahres-AfA von 400 Euro. Wird das Gerät aber erst im Dezember angeschafft, fällt im Anschaffungsjahr wegen der zeitanteiligen Abschreibung nur ein Zwölftel an – also rund 34 Euro. In den beiden Folgejahren wären dann jeweils 400 Euro abziehbar; im letzten Jahr verbleibt der Restbetrag.
Genau dieser Zeitanteil ist für viele Betriebe ein Aha-Moment: Wer zum Jahresende investiert, hat bei „klassischer“ dreijähriger AfA im ersten Jahr oft nur einen kleinen steuerlichen Effekt – obwohl das Gerät bereits bezahlt ist.
Ein Jahr für Computerhardware und Software – Sonderregel seit 2021/2022
Parallel zur AfA-Tabelle gibt es seit einigen Jahren eine steuerliche Vereinfachung für Computerhardware und Software. Sie steht nicht als eigener Paragraf im Gesetz, sondern beruht auf einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums (in der aktuellen Fassung vom 22.02.2022).
Kern der Regelung: Für die dort definierte „Computerhardware“ und „Betriebs- und Anwendersoftware“ kann eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von nur einem Jahr zugrunde gelegt werden. In der Definition werden ausdrücklich auch Notebook-Computer und Tablet-Computer genannt.
Dabei betont die Finanzverwaltung zwei Dinge, die für die Umsetzung entscheidend sind: Es handelt sich nicht um eine „neue Abschreibungsmethode“ und auch nicht um eine gesetzliche Sofortabschreibung – aber es wird nicht beanstandet, wenn die Abschreibung im Jahr der Anschaffung in voller Höhe vorgenommen wird, also ohne monatsgenaue Zwölftelung.
Für Betriebe heißt das in der Praxis: Ein Notebook oder Tablet kann – wenn es unter die im BMF-Schreiben gefasste Computerhardware fällt – steuerlich deutlich schneller wirken als es die dreijährige AfA-Tabelle nahelegt. Gleichzeitig bleibt es bei der Grundlogik: Das Gerät ist Anlagevermögen und gehört in ein Bestandsverzeichnis; nur die angesetzte Nutzungsdauer wird verkürzt.
Smartphone/Handy: Amtlich fünf Jahre – drei Jahre nur als begründete Abweichung
Bei Smartphones wird es komplizierter. In der AfA-Tabelle AV ist „Handy“ mit einer Nutzungsdauer von fünf Jahren geführt.
Die Deutsche Handwerks Zeitung weist zugleich darauf hin, dass diese Tabellen aus einer Zeit stammen, in der heutige Smartphone-Generationen und ihre kurze Innovationsdynamik noch nicht absehbar waren – und dass in der Praxis deshalb auch eine kürzere Nutzungsdauer (etwa drei Jahre) angesetzt werden kann. Entscheidend ist dabei das Wörtchen „kann“: Es gibt für Handys keine pauschale Ein-Jahres-Regel wie bei der definierten Computerhardware, sondern eine Abweichung müsste im Zweifel nachvollziehbar begründet werden (z. B. durch betriebliche Nutzung, Austauschzyklen, technische Überalterung).
Unterm Strich bleibt damit: Wer beim Smartphone auf Nummer sicher gehen will, orientiert sich an den fünf Jahren aus der AfA-Tabelle – und prüft ansonsten sorgfältig, ob eine verkürzte Nutzungsdauer wirklich belastbar dokumentiert werden kann.
GWG und Sammelposten: Die Wertgrenzen entscheiden über „sofort“ oder „über Jahre“
Unabhängig von der konkreten Nutzungsdauer lohnt sich immer zuerst der Blick auf die GWG-Regeln. Als geringwertige Wirtschaftsgüter können bewegliche, abnutzbare und selbstständig nutzbare Anlagegüter bis 800 Euro (Nettoanschaffungs-/herstellungskosten) im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgaben abgezogen werden.
Alternativ kann – je nach gewählter Methode – für Wirtschaftsgüter zwischen 250 Euro und 1.000 Euro ein Sammelposten gebildet werden, der dann pauschal über fünf Jahre abgeschrieben wird.
Für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer spielt zusätzlich der Bruttobetrag eine Rolle, weil kein Vorsteuerabzug möglich ist. Finanztip rechnet die GWG-Grenze deshalb bei 19 % Umsatzsteuer als 952 Euro brutto (800 Euro netto plus Umsatzsteuer).
Was Betriebe daraus mitnehmen können
Die wichtigste Erkenntnis ist weniger eine einzelne „magische“ Jahreszahl als die Systematik dahinter: Bei PC, Notebook und Tablet treffen in Deutschland drei Ebenen aufeinander – die dreijährige Nutzungsdauer aus der AfA-Tabelle, die GWG-Grenze für kleinere Anschaffungen und die Ein-Jahres-Regelung aus dem BMF-Schreiben für definierte Computerhardware und Software.
Beim Smartphone bleibt die Lage uneinheitlicher: Amtlich sind fünf Jahre hinterlegt, eine kürzere Nutzungsdauer ist eher eine Frage der belastbaren Begründung als ein Automatismus.
Und schließlich gilt quer über alle Geräte hinweg: Wer kurz vor Jahresende investiert, sollte wissen, dass die klassische AfA im Anschaffungsjahr oft nur zeitanteilig wirkt – während die Ein-Jahres-Regel für Computerhardware den vollen Abzug im Anschaffungsjahr ausdrücklich erleichtert.
Autor:
Volksbank in Ostwestfalen – Bild © : Gina Sanders – adobe stock