Für Handwerks-, Bau-, Montage- und Dienstleistungsbetriebe gehören Hotelzimmer oder Ferienwohnungen für auswärts eingesetzte Beschäftigte häufig zum Betriebsalltag. Die Kosten mindern zunächst den steuerlichen Gewinn. Bei der Gewerbesteuer können sie jedoch unter bestimmten Voraussetzungen teilweise wieder hinzugerechnet werden. Nach einem aktuellen Urteil des Bundesfinanzhofs gibt es dafür weder eine pauschale Pflicht noch eine generelle Ausnahme. Entscheidend sind die tatsächlichen betrieblichen Verhältnisse.
Streit um Unterkünfte an auswärtigen Einsatzorten
In dem vom Bundesfinanzhof entschiedenen Fall ging es um eine GmbH, die Arbeiten an Entwässerungsanlagen ausführte. Die Aufträge waren zeitlich begrenzt und fanden an unterschiedlichen Orten statt. Für überregional eingesetzte Arbeitnehmer mietete das Unternehmen am jeweiligen Ausführungsort Hotelzimmer oder Ferienwohnungen. Dadurch sollten vor allem die täglichen Anfahrtswege verkürzt werden.
Das Finanzamt behandelte die Unterkunftskosten als gewerbesteuerlich hinzurechnungspflichtige Mietaufwendungen. Das Sächsische Finanzgericht gab dagegen zunächst dem Unternehmen recht. Der Bundesfinanzhof hob dieses Urteil am 15. Januar 2026 auf und verwies den Fall zur erneuten Prüfung zurück. Nach Auffassung der obersten Finanzrichter hatte das Finanzgericht den konkreten Betriebsablauf nicht ausreichend untersucht.
Entscheidend ist das fiktive Anlagevermögen
Nach Paragraf 8 Nummer 1 Buchstabe e des Gewerbesteuergesetzes können Miet- und Pachtzinsen für unbewegliche Wirtschaftsgüter dem Gewerbeertrag anteilig hinzugerechnet werden. Voraussetzung ist, dass die angemieteten Räume bei unterstelltem Eigentum zum Anlagevermögen des Unternehmens gehören würden. Steuerrechtlich wird deshalb von „fiktivem Anlagevermögen“ gesprochen.
Der Bundesfinanzhof stellt klar, dass eine Unterkunft nicht unmittelbar für die eigentliche Leistung des Betriebes benötigt werden muss. Sie muss auch nicht unverzichtbar sein oder zum Kerngeschäft gehören. Es kann ausreichen, dass sie nach dem tatsächlichen Geschäftskonzept dauerhaft betrieblichen Zwecken dient. Auch eine Folge kurzfristiger Mietverträge kann deshalb wie eine langfristige Anmietung behandelt werden, wenn der Betrieb entsprechende Räume ständig benötigt.
Dass ein Unternehmen seine Arbeiten grundsätzlich auch ohne eine auswärtige Unterbringung der Beschäftigten ausführen könnte, schließt die Hinzurechnung somit nicht aus. Im Streitfall verkürzten die Unterkünfte lediglich die Fahrtzeiten. Trotzdem könnten sie nach Ansicht des Gerichts zum fiktiven Anlagevermögen gehören, wenn sie regelmäßig für Arbeiten an denselben auswärtigen Einsatzorten benötigt wurden.
Lage und Wiederholung spielen eine zentrale Rolle
Bei Immobilien kommt es besonders auf die Lage an. Ein Hotelzimmer in einer Stadt ist für den Betriebsablauf nicht ohne Weiteres durch ein Zimmer an einem weit entfernten Ort austauschbar. Maßgeblich kann daher sein, ob ein Unternehmen wiederholt Unterkünfte in derselben Gemeinde, im gleichen Einzugsbereich oder in der Nähe eines regelmäßig aufgesuchten Einsatzortes benötigt.
Werden über einen längeren Zeitraum immer wieder dieselben oder vergleichbare Unterkünfte in einem bestimmten Gebiet angemietet, kann dies für eine dauerhafte betriebliche Nutzung sprechen. Anders liegt der Fall regelmäßig bei einmaligen, kurzen und ausschließlich auf einen einzelnen Auftrag bezogenen Übernachtungen an ständig wechselnden Orten. Als vergleichbares Beispiel nennt der Bundesfinanzhof die gelegentliche Hotelübernachtung im Zusammenhang mit einer Fortbildung oder einer Fachmesse.
Auch die Zusammensetzung der Hotelrechnung kann eine Rolle spielen. Neben der reinen Zimmerüberlassung werden häufig Leistungen wie Reinigung, Bettenmachen oder Frühstück erbracht. Für die gewerbesteuerliche Behandlung ist zu prüfen, ob diese Leistungen lediglich untergeordnet sind oder eigenständige Bestandteile des Vertrages darstellen.
Freibetrag von 200.000 Euro gilt für die Gesamtsumme
Eine mögliche Hinzurechnung führt nicht dazu, dass die Unterkunftskosten vollständig dem Gewerbeertrag zugeschlagen werden. Bei Mieten für unbewegliche Wirtschaftsgüter wird zunächst die Hälfte der als Betriebsausgaben berücksichtigten Aufwendungen in die Berechnung einbezogen. Zusammen mit weiteren Finanzierungsanteilen, etwa aus Schuldzinsen, Leasingraten oder Lizenzaufwendungen, wird daraus eine Gesamtsumme gebildet. Soweit diese Summe den Freibetrag von 200.000 Euro übersteigt, wird ein Viertel des übersteigenden Betrages dem Gewerbeertrag hinzugerechnet.
Der Freibetrag darf daher nicht mit den tatsächlich gezahlten Unterkunftskosten gleichgesetzt werden. Fallen ausschließlich hinzurechnungspflichtige Mieten für Mitarbeiterunterkünfte in Höhe von 500.000 Euro an, gehen davon zunächst 250.000 Euro in die Berechnung ein. Nach Abzug des Freibetrags verbleiben 50.000 Euro. Ein Viertel davon, also 12.500 Euro, würde den Gewerbeertrag erhöhen. Bestehen daneben weitere hinzurechnungspflichtige Aufwendungen, kann der Freibetrag entsprechend früher ausgeschöpft sein.
In den vom Bundesfinanzhof geprüften Jahren 2014 bis 2016 galt noch ein Freibetrag von 100.000 Euro. Seit dem Erhebungszeitraum 2020 beträgt er 200.000 Euro.
Finanzverwaltung will die Entscheidung allgemein anwenden
Das Bundesfinanzministerium hat das Urteil sowie zwei inhaltlich verwandte Entscheidungen in die Liste der Urteile aufgenommen, die im Bundessteuerblatt Teil II veröffentlicht werden sollen. Damit sollen die darin formulierten Grundsätze von den Finanzbehörden allgemein angewendet werden. Der konkrete Streitfall ist dennoch nicht endgültig abgeschlossen. Das Sächsische Finanzgericht muss nun insbesondere feststellen, wie häufig, wie lange und an welchen Orten das Unternehmen tatsächlich Unterkünfte angemietet hat.
Betriebliche Abläufe genau dokumentieren
Für Unternehmen wird damit die projektbezogene Dokumentation wichtiger. Aus den Unterlagen sollte hervorgehen, an welchem Ort die Beschäftigten eingesetzt wurden, wie lange der Auftrag dauerte, welche Unterkunft angemietet wurde und ob in derselben Region regelmäßig weitere Einsätze stattfanden. Auch die wiederholte Nutzung bestimmter Hotels oder Ferienwohnungen sowie die Aufteilung zwischen Übernachtung und zusätzlichen Leistungen kann für die steuerliche Beurteilung entscheidend sein.
Das Urteil führt weder zu einer pauschalen Belastung sämtlicher Mitarbeiterunterkünfte noch zu einer allgemeinen Steuerfreiheit. Je stärker die Anmietung an einen einzelnen, kurzen Auftrag an einem wechselnden Ort gebunden ist, desto weniger spricht für fiktives Anlagevermögen. Werden dagegen dauerhaft Unterkünfte in denselben Einsatzgebieten benötigt, kann eine anteilige Hinzurechnung bei der Gewerbesteuer in Betracht kommen. Offene oder noch anfechtbare Gewerbesteuermessbescheide sollten deshalb anhand der konkreten betrieblichen Verhältnisse geprüft werden.
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Volksbank in Ostwestfalen – Bild © : Mauricio Toro – adobe stock