Für viele Betriebe mit Bargeldumsätzen könnten sich die Anforderungen an die Kassenführung ab 2027 deutlich verändern. Betroffen wären vor allem Unternehmen aus Handel, Gastronomie, Handwerk und Dienstleistung, die täglich Bargeschäfte oder Kartenzahlungen am Point of Sale abwickeln. Geplant sind eine Lockerung der Belegausgabepflicht, strengere Vorgaben für elektronische Kassen und eine Ausweitung der Kassen-Nachschau. Beschlossen sind die Änderungen noch nicht. Für Unternehmen in Ostwestfalen-Lippe ist das Thema dennoch relevant, weil Kassensysteme, Abläufe und Dokumentationen meist nicht kurzfristig umgestellt werden können.
Noch keine allgemeine Registrierkassenpflicht
Nach aktueller Rechtslage gibt es in Deutschland keine allgemeine Pflicht, eine elektronische Registrierkasse einzusetzen. Das Bundesfinanzministerium weist darauf hin, dass sich der Gesetzgeber bei Einführung der Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme gegen eine Registrierkassenpflicht entschieden hatte. Unternehmen können daher weiterhin mit einer offenen Ladenkasse arbeiten, müssen dann aber die allgemeinen Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten einhalten. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind nach der Abgabenordnung täglich festzuhalten.
Wer bereits ein elektronisches Kassensystem nutzt, muss seit 2020 die Vorgaben des Kassengesetzes beachten. Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Damit sollen nachträgliche Manipulationen an digitalen Kassendaten verhindert werden. Auch die Belegausgabepflicht wurde zum 1. Januar 2020 eingeführt; der Beleg kann elektronisch oder in Papierform bereitgestellt werden.
Umsatzgrenze von 100.000 Euro im Gespräch
Im Koalitionsvertrag von CDU, CSU und SPD ist vorgesehen, die Bonpflicht abzuschaffen und für Geschäfte mit einem jährlichen Umsatz von mehr als 100.000 Euro ab dem 1. Januar 2027 eine Registrierkassenpflicht einzuführen. Damit würde sich die bisherige Systematik ändern: Betriebe oberhalb der Umsatzgrenze könnten dann nicht mehr frei zwischen offener Ladenkasse und elektronischer Kasse wählen.
Unklar ist bislang, wie die Umsatzgrenze genau ausgelegt werden soll. Der Deutsche Steuerberaterverband weist darauf hin, dass offen bleibt, ob sich die Grenze auf den gesamten Jahresumsatz oder nur auf Barumsätze bezieht. Ebenfalls ungeklärt ist, wie mit mobilen Verkaufsformen, Marktständen oder Verkaufsstellen ohne gesicherte Stromversorgung umgegangen werden soll. Gerade für kleine und mittlere Betriebe fordert der Verband klare Vorgaben, sinnvolle Ausnahmen und ausreichende Übergangsfristen.
Belegpflicht soll für Kleinbeträge fallen
Eine zentrale Entlastung könnte die geplante Bagatellgrenze bei der Belegausgabepflicht bringen. Nach dem bekannt gewordenen Referentenentwurf soll bei Beträgen bis 30 Euro künftig keine steuerliche Belegausgabe mehr erforderlich sein. Damit würde vor allem bei alltäglichen Kleinbeträgen die Zahl der gedruckten Papierbons sinken. Längerfristig soll der Papierbeleg stärker durch digitale Alternativen ersetzt werden, etwa durch einen abrufbaren Beleg per QR-Code.
Für Bäckereien, Metzgereien, Cafés, Friseure oder Betriebe mit hohem Kundenaufkommen wäre eine solche Grenze im Alltag spürbar. Die bisherige Pflicht führt dazu, dass auch bei sehr kleinen Beträgen ein Beleg bereitgestellt werden muss, wenn ein elektronisches Kassensystem verwendet wird. Kunden sind allerdings schon heute nicht verpflichtet, den Beleg mitzunehmen.
Kassen-Nachschau soll ausgeweitet werden
Neben möglichen Erleichterungen bei der Belegausgabe sieht der Entwurf auch strengere Kontrollmöglichkeiten vor. Die Kassen-Nachschau gibt es bereits. Finanzbeamte können unangekündigt prüfen, ob Kassensysteme ordnungsgemäß eingesetzt werden und ob die Aufzeichnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Bei Auffälligkeiten kann die Kassen-Nachschau in eine Außenprüfung übergehen.
Geplant ist nach Angaben der Deutschen Handwerks Zeitung außerdem eine Erweiterung bei sogenannten fliegenden Händlern. Für die Durchführung einer Kassen-Nachschau soll demnach nicht mehr nur das Finanzamt zuständig sein, bei dem der Unternehmer seine Steuernummer führt. Auch Finanzämter in Bezirken, in denen der Händler tätig wird, könnten dann prüfen. Das betrifft vor allem mobile Verkaufsformen, Märkte und vergleichbare Tätigkeiten.
Mehr Gewicht für saubere Abläufe
Der geplante Kurs ist zweigeteilt: Einerseits soll die Papierflut bei Kleinbeträgen reduziert werden. Andererseits sollen Betriebe mit höheren Umsätzen stärker auf manipulationssichere elektronische Kassensysteme verpflichtet werden. Nach dem Reuters-Bericht zum Referentenentwurf wären zudem strengere Sanktionen vorgesehen. Wer sich einer geplanten Kassenpflicht verweigert, müsste demnach mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 Euro rechnen; das Anbieten oder Nutzen von Manipulationssoftware soll als Steuerstraftat mit bis zu fünf Jahren Haft geahndet werden können.
Für Unternehmen bedeutet das: Die Kassenführung bleibt ein prüfungsrelevanter Teil der Buchhaltung. Wer noch mit offener Ladenkasse arbeitet, sollte tägliche Kassenberichte, Kassensturzfähigkeit und nachvollziehbare Abläufe sicherstellen. Wer elektronische Systeme nutzt, sollte prüfen, ob technische Sicherheitseinrichtung, Verfahrensdokumentation, Datenexport und Belegprozesse den aktuellen Anforderungen entsprechen.
Betriebe sollten Entwicklung verfolgen
Noch handelt es sich um Planungen. Erst das Gesetzgebungsverfahren wird zeigen, welche Regeln tatsächlich in Kraft treten, welche Übergangsfristen gelten und ob Ausnahmen vorgesehen werden. Klar ist aber schon jetzt: Die Kassenführung bleibt ein Schwerpunkt der Steuerkontrolle. Für Betriebe in Ostwestfalen-Lippe ist deshalb nicht nur die geplante Registrierkassenpflicht ab 2027 wichtig, sondern auch der aktuelle Zustand der eigenen Kassenorganisation.
Wer Bargeld annimmt, sollte die weitere Entwicklung eng verfolgen. Denn eine spätere Umstellung betrifft nicht nur die Anschaffung eines Kassensystems, sondern auch Mitarbeiterschulungen, Schnittstellen zur Buchhaltung, Belegprozesse und die Dokumentation im Betrieb.
Autor:
Volksbank in Ostwestfalen – Bild © : Mauricio Toro – adobe stock