
Seit dem 1. Januar 2025 ist in Deutschland die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) für den B2B-Bereich verpflichtend. Dies betrifft alle inländischen Unternehmen, einschließlich kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU).
Wichtige Punkte zur E-Rechnungspflicht:
- Empfang von E-Rechnungen: Alle Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ein einfaches E-Mail-Postfach genügt hierfür.
- Ausstellung von E-Rechnungen:
- 2025 bis 2026: Unternehmen können wählen, ob sie E-Rechnungen oder andere Formate (z. B. Papierrechnungen oder PDFs) verwenden.
- 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro sind verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen.
- Ab 2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen, unabhängig vom Umsatz.
- Zulässige Formate: Anerkannte Formate sind unter anderem XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1), die dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen.
- Ausnahmen: Rechnungen unter 250 Euro (Kleinbetragsrechnungen) und Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind von der Pflicht ausgenommen.
Empfehlungen für KMU:
- Systeme überprüfen: Stellen Sie sicher, dass Ihre IT-Systeme E-Rechnungen im geforderten Format empfangen und verarbeiten können.
- Softwarelösungen evaluieren: Prüfen Sie, ob Ihre aktuelle Buchhaltungssoftware E-Rechnungen unterstützt, und erwägen Sie gegebenenfalls ein Upgrade oder den Einsatz spezialisierter Lösungen.
- Mitarbeiterschulung: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit E-Rechnungen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
- Kommunikation mit Geschäftspartnern: Informieren Sie Ihre Kunden und Lieferanten über die Umstellung und koordinieren Sie den Austausch von E-Rechnungen.
- Archivierung sicherstellen: Sorgen Sie für eine revisionssichere elektronische Archivierung der E-Rechnungen über den vorgeschriebenen Zeitraum von zehn Jahren.
Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet Chancen zur Prozessoptimierung und Kosteneinsparung. Nutzen Sie die Übergangsfristen, um Ihr Unternehmen rechtzeitig vorzubereiten und von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren.
Autor:
Volksbank in Ostwestfalen – Bild © Janet Worg – adobe stock