Kleinunternehmer profitieren von einer einfachen Umsatzsteuerregelung: Sie weisen in ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und müssen diese auch nicht an das Finanzamt abführen. Der Preis dafür ist allerdings, dass sie aus Eingangsrechnungen keine Vorsteuer geltend machen können. Das wird spätestens dann wichtig, wenn ein Betrieb wächst und aus der Kleinunternehmerregelung in die Regelbesteuerung wechselt. Ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 10. November 2025 stellt nun klar, dass in bestimmten Fällen ein nachträglicher Vorsteuerabzug möglich ist.
100.000-Euro-Grenze entscheidet im laufenden Jahr
Seit der Neufassung der Kleinunternehmerregelung gilt: Die Regelung kann angewendet werden, wenn der tatsächliche Gesamtumsatz im Vorjahr die Grenze von 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr die Grenze von 100.000 Euro nicht überschreitet. Wird die 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr überschritten, ist bereits der Umsatz, mit dem diese Grenze überschritten wird, nicht mehr steuerfrei. Ab diesem Zeitpunkt unterliegt der Betrieb der Regelbesteuerung.
Für Handwerksbetriebe, Dienstleister und kleinere Unternehmen in OWL kann das vor allem dann relevant werden, wenn größere Aufträge, Materialverkäufe oder Investitionen zeitlich eng zusammenfallen. Wer bisher als Kleinunternehmer tätig war, musste beim Einkauf von Waren, Werkzeugen, Maschinen oder Fahrzeugen die in der Rechnung enthaltene Umsatzsteuer wirtschaftlich selbst tragen. Mit dem Wechsel zur Regelbesteuerung stellt sich deshalb die Frage, ob diese Vorsteuer nachträglich noch berücksichtigt werden kann.
Vorsteuerabzug bleibt vor dem Wechsel ausgeschlossen
Das Bundesfinanzministerium stellt klar: Für Zeiträume vor dem tatsächlichen Übergang zur Regelbesteuerung bleibt der Vorsteuerabzug ausgeschlossen. Das gilt auch dann, wenn bereits absehbar ist, dass der Unternehmer die Umsatzgrenze überschreiten wird. Auch Voraus- und Anzahlungsrechnungen ändern daran zunächst nichts. Entscheidend ist der tatsächliche Zeitpunkt des Wechsels.
Mit dem Übergang zur Regelbesteuerung ändern sich jedoch die steuerlichen Verhältnisse. Nach dem BMF-Schreiben kann deshalb unter den Voraussetzungen des § 15a Umsatzsteuergesetz eine Vorsteuerberichtigung zugunsten des Unternehmers möglich sein. Dabei sind auch die Bagatellgrenzen des § 44 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung zu beachten. Vereinfacht gesagt: Die Vorsteuer wird nicht rückwirkend für die Vergangenheit abgezogen, sondern kann im Rahmen einer Berichtigung ab dem Wechselzeitpunkt berücksichtigt werden.
Anlagevermögen und Warenbestand im Blick behalten
Besonders wichtig ist die neue Klarstellung bei Wirtschaftsgütern, die vor dem Wechsel angeschafft wurden, aber nach dem Wechsel für umsatzsteuerpflichtige Umsätze genutzt werden. Dazu können etwa Fahrzeuge, Maschinen oder größere Werkzeuge gehören. Bei solchen Gegenständen des Anlagevermögens kommt regelmäßig eine zeitanteilige Berichtigung in Betracht. Die Deutsche Handwerks Zeitung nennt als Beispiel einen betrieblich angeschafften Pkw, bei dem die ursprünglich nicht abziehbare Vorsteuer über den Berichtigungszeitraum anteilig berücksichtigt werden kann, wenn der Betrieb später zur Regelbesteuerung wechselt.
Auch beim Warenbestand kann die Regelung eine Rolle spielen. Wurden Waren noch als Kleinunternehmer eingekauft und erst nach dem Wechsel zur Regelbesteuerung verkauft, kann die Vorsteuer aus dem Wareneinkauf unter den Voraussetzungen des § 15a UStG nachträglich abziehbar sein. Das gilt allerdings nicht automatisch für jede Rechnung, sondern hängt davon ab, ob die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind und die Waren oder Leistungen später tatsächlich für vorsteuerabzugsberechtigte Umsätze verwendet werden.
Übergang kann auch zu Nachteilen führen
Die Klarstellung wirkt nicht nur zugunsten von Unternehmern. Das BMF weist auch auf den umgekehrten Fall hin: Wechselt ein Unternehmer von der Regelbesteuerung zurück zur Kleinunternehmerregelung, kann ein zuvor vorgenommener Vorsteuerabzug unter den Voraussetzungen des § 15a UStG zu Lasten des Unternehmers zu berichtigen sein. Damit wird deutlich, dass der Wechsel der Besteuerungsform immer auch Auswirkungen auf frühere Investitionen haben kann.
Bedeutung für die Praxis
Für Betriebe, die an der Umsatzgrenze arbeiten oder größere Investitionen planen, wird die laufende Umsatzkontrolle wichtiger. Wer die 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr überschreitet, muss ab dem betreffenden Umsatz Rechnungen mit Umsatzsteuer stellen und die allgemeinen Erklärungspflichten beachten. Zugleich sollte geprüft werden, ob aus früheren Anschaffungen oder Warenbeständen noch Vorsteuerbeträge über eine Berichtigung geltend gemacht werden können. Das BMF-Schreiben ist auf alle offenen Fälle anzuwenden. Für vor dem 10. November 2025 abgegebene Umsatzsteuererklärungen enthält das Schreiben eine Übergangsregelung.
Für kleine Unternehmen kann das finanziell spürbar sein. Gerade bei Investitionen in Fahrzeuge, Maschinen, Materiallager oder größere technische Ausstattung steckt in den Einkaufspreisen ein erheblicher Umsatzsteueranteil. Wer beim Wachstum vom Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung wechselt, sollte deshalb nicht nur die künftigen Rechnungen umstellen, sondern auch die bisher nicht abgezogene Vorsteuer prüfen lassen. Entscheidend bleibt der Einzelfall. Die neue Verwaltungsauffassung schafft dafür eine klarere Grundlage.
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Volksbank in Ostwestfalen – Bild © : fizkes – adobe stock