Für viele Betriebe in Ostwestfalen-Lippe gehört die Umsatzsteuer zum laufenden Geschäft. Sie wird regelmäßig angemeldet, vom Unternehmen selbst berechnet und mit der Vorsteuer aus Eingangsrechnungen verrechnet. Genau deshalb ist sie für die Finanzverwaltung ein besonders sensibler Bereich. Nach Angaben des Bundesfinanzministeriums führten die im Jahr 2025 durchgeführten Umsatzsteuer-Sonderprüfungen bundesweit zu einem Mehrergebnis von rund 1,69 Milliarden Euro. Insgesamt wurden 65.294 Umsatzsteuer-Sonderprüfungen durchgeführt; im Jahresdurchschnitt waren 1.597 Umsatzsteuer-Sonderprüfer im Einsatz.
Keine allgemeine Betriebsprüfung
Eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung ist keine allgemeine Betriebsprüfung. Während bei einer klassischen Betriebsprüfung häufig mehrere Steuerarten und mehrere Jahre betrachtet werden, konzentriert sich die Umsatzsteuer-Sonderprüfung auf umsatzsteuerliche Sachverhalte. In der Praxis geht es oft um einzelne Voranmeldungszeiträume, bestimmte Rechnungen, hohe Vorsteuererstattungen oder einzelne Geschäftsvorgänge, die dem Finanzamt aufgefallen sind.
Rechtsgrundlage für eine Außenprüfung ist die Abgabenordnung. Eine Außenprüfung ist unter anderem bei Steuerpflichtigen zulässig, die einen gewerblichen oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieb unterhalten oder freiberuflich tätig sind. Der Umfang der Prüfung wird durch eine Prüfungsanordnung festgelegt, die schriftlich oder elektronisch erteilt wird.
Auffälligkeiten können Prüfung auslösen
Ein fester Katalog, nach dem Finanzämter Umsatzsteuer-Sonderprüfungen anordnen, ist nicht öffentlich bekannt. In der Praxis können jedoch bestimmte Auffälligkeiten das Risiko erhöhen. Dazu zählen verspätete oder wiederholt berichtigte Umsatzsteuervoranmeldungen, hohe oder ungewöhnliche Vorsteuererstattungen, deutliche Umsatzschwankungen, Abweichungen zwischen Voranmeldungen und Jahreserklärungen sowie grenzüberschreitende Geschäftsvorfälle. Auch Kontrollmitteilungen aus Prüfungen bei anderen Unternehmen können dazu führen, dass ein Betrieb selbst geprüft wird.
Besonders genau wird dort hingesehen, wo viele Rechnungen, Anzahlungen, Teilleistungen oder wechselnde Steuersätze vorkommen. Das betrifft unter anderem Bauunternehmen, Handwerksbetriebe, Gastronomie und Kfz-Handel. Für kleinere Unternehmen ist dabei nicht die Betriebsgröße entscheidend. Nach Angaben des Bundesfinanzministeriums werden Umsatzsteuer-Sonderprüfungen unabhängig vom Turnus der allgemeinen Betriebsprüfung und ohne Unterscheidung nach der Größe der Betriebe vorgenommen.
Ablauf beginnt meist mit der Prüfungsanordnung
Im Regelfall beginnt die Umsatzsteuer-Sonderprüfung mit einer Prüfungsanordnung. Darin steht, welcher Zeitraum geprüft wird, welche Steuerart betroffen ist und wann die Prüfung beginnen soll. Betriebe sollten anschließend zeitnah klären, welche Unterlagen benötigt werden und in welcher Form die Buchhaltungsdaten bereitzustellen sind. Die Prüfung kann im Betrieb, bei der Steuerberatung oder in der Amtsstelle stattfinden. Während der Prüfung bestehen Mitwirkungspflichten; der Steuerpflichtige hat bei der Feststellung steuerlich erheblicher Sachverhalte mitzuwirken.
Die Finanzverwaltung kann bei digitalen Buchführungsunterlagen unterschiedliche Formen des Datenzugriffs nutzen. Die GoBD sehen dafür drei gleichberechtigte Möglichkeiten vor: den unmittelbaren Nur-Lesezugriff auf das DV-System, den mittelbaren Datenzugriff über Auswertungen des Unternehmens sowie die Überlassung auswertbarer Datenträger. Der Datenzugriff erweitert den sachlichen Umfang der Außenprüfung nicht; dieser wird durch die Prüfungsanordnung bestimmt.
Nachschau ist etwas anderes
Von der Umsatzsteuer-Sonderprüfung zu unterscheiden ist die Umsatzsteuer-Nachschau. Sie kann nach § 27b UStG ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung erfolgen. Die damit betrauten Amtsträger dürfen während der Geschäfts- und Arbeitszeiten Grundstücke und Räume betreten, um für die Umsatzsteuer erhebliche Sachverhalte festzustellen. Wenn die Feststellungen Anlass dazu geben, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden; auf diesen Übergang ist schriftlich hinzuweisen.
Häufige Fehler liegen in Rechnungen und Fristen
Typische Beanstandungen betreffen vor allem Rechnungen und die korrekte Einordnung von Umsätzen. Dazu gehören fehlende Pflichtangaben auf Rechnungen, falsche Steuersätze, unzutreffend behandelte steuerfreie Umsätze, Fehler bei Anzahlungen oder bei der privaten Nutzung betrieblicher Gegenstände. Auch zu spät abgegebene Umsatzsteuervoranmeldungen, Zusammenfassende Meldungen oder Jahreserklärungen können auffallen. § 14 UStG regelt, was eine Rechnung ist und welche Anforderungen an Rechnungen gestellt werden; unvollständige oder fehlerhafte Rechnungen können deshalb insbesondere beim Vorsteuerabzug problematisch werden.
Geordnete Unterlagen helfen im Prüfungsfall
Eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung bedeutet nicht automatisch, dass ein Betrieb Steuern verkürzt hat. Sie ist zunächst ein Prüfungsinstrument der Finanzverwaltung. Entscheidend ist, ob die angemeldeten Umsätze, Vorsteuerbeträge und steuerlichen Behandlungen anhand der Unterlagen nachvollziehbar sind. Wer Rechnungen, Verträge, Buchungsbelege, Anzahlungsrechnungen, Gutschriften und digitale Buchhaltungsdaten geordnet bereithält, kann Rückfragen schneller beantworten und Missverständnisse leichter ausräumen.
Nach Abschluss der Prüfung werden die Feststellungen grundsätzlich in einer Schlussbesprechung erörtert, sofern sich Änderungen der Besteuerungsgrundlagen ergeben und der Steuerpflichtige nicht darauf verzichtet. Anschließend ergeht ein schriftlicher oder elektronischer Prüfungsbericht, in dem die steuerlich erheblichen Feststellungen und mögliche Änderungen dargestellt werden. Kommt es zu Änderungen, folgen entsprechende Steuerbescheide.
Autor:
Volksbank in Ostwestfalen – Bild © : Towfiqu Barbhuiya – adobe stock