Mit dem Beginn des neuen Ausbildungsjahres kommen in vielen Unternehmen in Ostwestfalen-Lippe junge Menschen erstmals dauerhaft in den Betrieb. Damit am ersten Arbeitstag nicht fehlende Unterlagen oder ungeklärte Zuständigkeiten den Einstieg erschweren, sollten die Vorbereitungen frühzeitig abgeschlossen sein. Neben dem Ausbildungsvertrag und der Eintragung bei der zuständigen Kammer müssen Betriebe die Berufsschulanmeldung, die Sozialversicherung, die Lohnabrechnung und den Arbeitsschutz organisieren. Für minderjährige Auszubildende gelten zusätzliche Vorgaben.
Betrieb und Ausbildungspersonal müssen geeignet sein
Nicht jeder Betrieb darf ohne Weiteres ausbilden. Die Ausbildungsstätte muss so ausgestattet und organisiert sein, dass die in der jeweiligen Ausbildungsordnung vorgesehenen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten vermittelt werden können. Fehlen einzelne Möglichkeiten, kann die Ausbildung durch überbetriebliche Lehrgänge, einen Ausbildungsverbund oder andere externe Maßnahmen ergänzt werden. Auch das Verhältnis zwischen Fachkräften und Auszubildenden muss angemessen sein. Ob diese Voraussetzungen erfüllt sind, beurteilt die zuständige Industrie- und Handelskammer oder Handwerkskammer.
Zudem darf nur ausbilden, wer persönlich und fachlich geeignet ist. Welche Qualifikation erforderlich ist, hängt vom Ausbildungsberuf und dem zuständigen Kammerbereich ab. Je nach Beruf muss außerdem die berufs- und arbeitspädagogische Eignung nachgewiesen werden. Betriebe, die erstmals ausbilden oder einen neuen Ausbildungsberuf anbieten, sollten diese Fragen deshalb vor dem Vertragsabschluss mit der Kammer klären.
Ausbildungsvertrag muss vor dem Start vorliegen
Der wesentliche Inhalt des Ausbildungsvertrages muss spätestens vor Beginn der Ausbildung in Textform festgehalten und dem Auszubildenden übermittelt werden. Seit August 2024 kann der Prozess vollständig digital abgewickelt werden. Im Vertrag werden unter anderem Ausbildungsziel und Ausbildungsablauf, Beginn und Dauer, tägliche Ausbildungszeit, Probezeit, Vergütung, Urlaub und Kündigungsvoraussetzungen geregelt.
Die Probezeit muss mindestens einen und darf höchstens vier Monate dauern. Die Ausbildungsvergütung muss angemessen sein und mit fortschreitender Ausbildung mindestens jährlich steigen. Ist der Auszubildende noch minderjährig, müssen auch seine gesetzlichen Vertreter dem Vertragsabschluss zustimmen.
Vertrag unverzüglich bei der Kammer eintragen lassen
Mit dem Abschluss des Vertrages ist die Arbeit noch nicht beendet. Der Ausbildungsbetrieb muss unverzüglich die Eintragung in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse beziehungsweise in die Lehrlingsrolle beantragen. Die zuständige Kammer prüft dabei unter anderem die Vertragsangaben, den Ausbildungsplan und die Eignung des Betriebs.
Die konkreten Verfahren unterscheiden sich je nach Kammer. Im Bezirk der IHK Ostwestfalen können Betriebe Ausbildungsverträge beispielsweise über das ASTA-Infocenter erstellen und verwalten. Unternehmen sollten den Antrag nicht erst kurz vor dem ersten Arbeitstag stellen, damit mögliche Rückfragen noch rechtzeitig geklärt werden können.
Erstuntersuchung bei minderjährigen Azubis erforderlich
Wer bei Aufnahme der Ausbildung noch nicht 18 Jahre alt ist, darf grundsätzlich erst beschäftigt werden, wenn eine ärztliche Erstuntersuchung erfolgt ist. Die Untersuchung darf zu Beginn der Beschäftigung nicht länger als 14 Monate zurückliegen. Dem Betrieb muss eine entsprechende Bescheinigung vorliegen; sie wird regelmäßig auch für die Eintragung des Ausbildungsverhältnisses bei der Kammer benötigt.
In Nordrhein-Westfalen wird der dafür erforderliche Untersuchungsberechtigungsschein in der Regel digital beantragt. Bleibt der Auszubildende auch nach dem ersten Ausbildungsjahr minderjährig, muss zudem eine erste Nachuntersuchung erfolgen. Ohne diese Bescheinigung darf der Jugendliche nach Ablauf von 14 Monaten seit Beginn der Beschäftigung nicht weiterbeschäftigt werden. Betriebe sollten den Termin deshalb bereits zu Beginn der Ausbildung vormerken.
Berufsschule möglichst früh anmelden
Für die Anmeldung beim zuständigen Berufskolleg ist in der Regel der Ausbildungsbetrieb verantwortlich. Dabei sollte frühzeitig geklärt werden, ob der Unterricht an einzelnen Wochentagen oder in Blockform stattfindet. Diese Angaben sind für die Einsatz- und Urlaubsplanung im Betrieb wichtig.
In Teilen Ostwestfalens kann die Anmeldung über die Plattform schulbewerbung.de erfolgen. Nach Angaben der IHK Ostwestfalen wird das digitale Verfahren unter anderem in Bielefeld sowie in den Kreisen Gütersloh, Herford, Höxter und Paderborn eingesetzt. Die Berufsschulzeiten einschließlich der Pausen und der notwendigen Wegezeit zwischen Schule und Ausbildungsstätte werden auf die Ausbildungszeit angerechnet.
Berichtsheft von Anfang an organisieren
Zum Ausbildungsstart muss außerdem geklärt sein, wie der Ausbildungsnachweis geführt wird. Das Berichtsheft kann schriftlich oder elektronisch angelegt werden. Der Betrieb muss den Auszubildenden zum regelmäßigen Führen anhalten, die Einträge kontrollieren und dafür während der Arbeitszeit ausreichend Gelegenheit geben.
Die erforderlichen betrieblichen Ausbildungsmittel sind kostenlos zur Verfügung zu stellen. Das gilt bei einer digitalen Ausbildung auch für zusätzlich benötigte Hard- und Software. Sinnvoll ist es, bereits am ersten Tag zu erläutern, in welchem Rhythmus das Berichtsheft ausgefüllt und von wem es kontrolliert wird.
Sozialversicherung und Lohnabrechnung vorbereiten
Auszubildende sind vom Beginn des Ausbildungsverhältnisses an sozialversicherungspflichtig. Der Betrieb meldet sie bei der gewählten Krankenkasse an. Die Meldung muss mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens jedoch innerhalb von sechs Wochen nach Ausbildungsbeginn erfolgen. Für die Teilnahme am Meldeverfahren benötigt jeder Beschäftigungsbetrieb eine Betriebsnummer.
In bestimmten Branchen gelten kürzere Fristen. Betriebe, die beispielsweise dem Bau- oder Gebäudereinigungsgewerbe zugeordnet sind, müssen prüfen, ob zusätzlich eine Sofortmeldung spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung erforderlich ist. Diese Meldung ersetzt die reguläre Sozialversicherungsmeldung nicht.
Auch die steuerlichen Angaben sollten vor dem ersten Abrechnungslauf vollständig vorliegen. Für den Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale benötigt der Arbeitgeber insbesondere das Geburtsdatum und die steuerliche Identifikationsnummer des Auszubildenden. Außerdem muss angegeben werden, ob es sich um das erste oder ein weiteres Beschäftigungsverhältnis handelt.
Arbeitsschutz beginnt am ersten Tag
Neue Auszubildende müssen vor Aufnahme ihrer Tätigkeit ausreichend und verständlich über die Gefahren am Arbeitsplatz und die erforderlichen Schutzmaßnahmen unterwiesen werden. Die Inhalte richten sich nach der konkreten Tätigkeit und der Gefährdungsbeurteilung des Betriebs. Dazu können der Umgang mit Maschinen und Gefahrstoffen, das Tragen persönlicher Schutzausrüstung, das Verhalten bei Unfällen sowie Flucht- und Rettungswege gehören.
Für Jugendliche gelten strengere Vorgaben. Sie müssen vor gefährlichen Arbeiten besonders unterwiesen werden. Diese Unterweisung ist in angemessenen Abständen, mindestens jedoch halbjährlich, zu wiederholen. Beschäftigt ein Betrieb regelmäßig mindestens einen Jugendlichen, muss er außerdem das Jugendarbeitsschutzgesetz und die Anschrift der zuständigen Aufsichtsbehörde über die betriebsübliche Informations- und Kommunikationstechnik zugänglich machen oder im Betrieb auslegen beziehungsweise aushängen.
Klare Zuständigkeiten erleichtern den Einstieg
Sind Verträge, Meldungen und Unterlagen vollständig, kann sich der erste Arbeitstag auf die eigentliche Ausbildung konzentrieren. Dazu gehören die Vorstellung des zuständigen Ausbilders, das Kennenlernen der Kollegen und Arbeitsbereiche sowie die Besprechung des betrieblichen Ausbildungsplans. Ein klar geregelter Ablauf gibt dem neuen Auszubildenden Orientierung und sorgt dafür, dass aus dem Ausbildungsbeginn vom ersten Tag an ein geordneter betrieblicher Prozess wird.
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Volksbank in Ostwestfalen – Bild © : vitaliymateha – adobe stock