Wer als Selbstständiger viel bei Kunden unterwegs ist, sieht das eigene Büro oft nur als organisatorische Anlaufstelle. Steuerlich kann das aber anders bewertet werden. Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass ein angemietetes Büro auch dann eine Betriebsstätte sein kann, wenn der Unternehmer es nicht täglich und jeweils nur kurz aufsucht. Entscheidend ist, ob es sich um eine ortsfeste und dauerhaft genutzte betriebliche Einrichtung handelt, die mit einer gewissen Regelmäßigkeit für die berufliche Tätigkeit genutzt wird.
Nicht dieselben Regeln wie bei Arbeitnehmern
Seit der Reform des steuerlichen Reisekostenrechts wird bei Arbeitnehmern stark auf die sogenannte erste Tätigkeitsstätte abgestellt. Für Selbstständige lässt sich diese Logik aber nicht einfach übernehmen. Der Bundesfinanzhof hat ausdrücklich klargestellt, dass für die Betriebsstätte eines Selbstständigen weiterhin eigene Maßstäbe gelten. Eine Betriebsstätte ist danach der Ort, an dem oder von dem aus ein Selbstständiger seine Leistungen gegenüber Kunden erbringt.
Damit kommt es nicht allein darauf an, wo der zeitliche Schwerpunkt der Tätigkeit liegt. Auch ein Unternehmer, der überwiegend im Außendienst arbeitet, kann eine Betriebsstätte haben. Das gilt vor allem dann, wenn ein angemietetes Büro dauerhaft vorhanden ist, dort Beschäftigte arbeiten, Unterlagen aufbewahrt werden oder unternehmerische Entscheidungen getroffen werden.
Büro mit Mitarbeitern war Betriebsstätte
Im entschiedenen Fall ging es um einen selbstständigen Vermittler, der mehrere Angestellte beschäftigte. Diese arbeiteten in einem angemieteten Büro. Der Unternehmer selbst war viel auswärts bei Kunden tätig und suchte das Büro nur wiederholt auf. Für seinen betrieblichen Pkw führte er kein Fahrtenbuch; die private Nutzung wurde nach der 1-Prozent-Regelung versteuert. Nach einer Betriebsprüfung kürzte das Finanzamt die geltend gemachten Betriebsausgaben für die Fahrten zwischen Wohnung und Büro.
Der Bundesfinanzhof bestätigte diese Sichtweise. Das Büro war nach Auffassung des Gerichts die einzige Betriebsstätte des Unternehmers. Dass er es nicht täglich aufsuchte, änderte daran nichts. Maßgeblich war, dass das Büro fortdauernd und immer wieder für die betriebliche Tätigkeit genutzt wurde. Ein Arbeitszimmer in der eigenen Wohnung konnte dagegen keine Betriebsstätte in diesem Sinne sein.
Folgen für die Fahrtkosten
Die steuerliche Folge ist für viele Selbstständige wichtig: Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte können nicht wie normale betriebliche Fahrten vollständig als Betriebsausgaben abgezogen werden. Abziehbar ist grundsätzlich nur die Entfernungspauschale für die einfache Strecke. Seit dem 1. Januar 2026 beträgt diese einheitlich 38 Cent ab dem ersten Entfernungskilometer.
Wird ein Firmenwagen zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt und die Privatnutzung pauschal nach der 1-Prozent-Regelung versteuert, kommt zusätzlich die 0,03-Prozent-Regelung für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte ins Spiel. Dabei wird monatlich ein Betrag von 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer angesetzt. Nur soweit die Entfernungspauschale diesen Betrag mindert, bleibt es beim Abzug. Der darüber hinausgehende Betrag erhöht steuerlich den Gewinn.
Fahrtenbuch kann wichtig werden
Für Selbstständige mit Firmenwagen wird damit die Dokumentation wichtiger. Wer kein Fahrtenbuch führt, muss bei Vorliegen einer Betriebsstätte regelmäßig mit der pauschalen Berechnung rechnen. Der Bundesfinanzhof weist darauf hin, dass ein Fahrtenbuch Nachteile der Pauschalregelung vermeiden kann, wenn die Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte tatsächlich seltener anfallen.
Das Urteil betrifft nicht nur klassische Handwerksbetriebe, sondern auch Berater, Handelsvertreter, Planer, Dienstleister und andere Unternehmer, die ein Büro unterhalten, selbst aber überwiegend bei Kunden oder auf Baustellen tätig sind. Entscheidend bleibt der Einzelfall. Wer ein angemietetes Büro nutzt, Mitarbeiter dort beschäftigt oder von dort aus die Organisation seines Betriebs steuert, sollte die steuerliche Behandlung der Fahrten zwischen Wohnung und Büro prüfen lassen.
Thema für viele kleine Unternehmen
Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen ist die Trennung zwischen Büro, Homeoffice, Außendienst und Kundenterminen oft fließend. Das Urteil zeigt, dass steuerlich nicht nur die tatsächliche Arbeitszeit an einem Ort zählt. Auch eine regelmäßig genutzte betriebliche Anlaufstelle kann ausreichen, um eine Betriebsstätte zu begründen.
Für Selbstständige bedeutet das: Die Frage, ob ein Büro nur Nebenadresse oder steuerlich relevante Betriebsstätte ist, sollte nicht erst bei einer Betriebsprüfung geklärt werden. Entscheidend sind Mietvertrag, Nutzung, Organisation und Dokumentation. Wer hier frühzeitig Klarheit schafft, vermeidet spätere Korrekturen beim Betriebsausgabenabzug.
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Volksbank in Ostwestfalen – Bild © : mojo_cp – adobe stock