WhatsApp führt schrittweise Benutzernamen ein. Damit können künftig auch Unternehmen über einen Namen wie „@musterbetrieb“ kontaktiert werden, ohne ihre Telefonnummer gegenüber neuen Gesprächspartnern offenzulegen. Betriebe, die WhatsApp Business für die Kommunikation mit Kunden nutzen, können ihren gewünschten Namen bereits reservieren.
Die eigentliche Nutzung der Benutzernamen wird allerdings erst im weiteren Verlauf des Jahres 2026 freigeschaltet. WhatsApp will die Funktion nach und nach in den einzelnen Ländern verfügbar machen und die Nutzer innerhalb der App informieren, sobald sie eingesetzt werden kann.
Reservierung ist bereits möglich
Die Reservierung erfolgt in der aktuellen WhatsApp-Version über die Einstellungen. Dort findet sich unter „Konto“ der neue Menüpunkt „Benutzername“. Ist dieser noch nicht sichtbar, wurde die Funktion für das betreffende Konto möglicherweise noch nicht freigeschaltet.
Jeder Benutzername wird nur einmal vergeben. Bereits reservierte Namen können daher nicht von einem weiteren Konto genutzt werden. Nach Angaben von WhatsApp müssen Benutzernamen zwischen drei und 35 Zeichen lang sein und mindestens einen Buchstaben enthalten. Reine Zahlenfolgen sind nicht zulässig. Der spätere Benutzername wird mit einem vorangestellten @-Zeichen angezeigt.
Firmenname sorgt für eine eindeutige Zuordnung
Für Unternehmen bietet sich in der Regel der eigene Firmen- oder Markenname an. Kunden können dadurch leichter erkennen, mit welchem Betrieb sie kommunizieren. Gerade kleinere Unternehmen, Handwerksbetriebe und Selbstständige erhalten damit eine weitere Möglichkeit, gegenüber neuen Kontakten unter ihrer geschäftlichen Bezeichnung aufzutreten.
Bei der Wahl des Namens sollten Betriebe darauf achten, keine geschützten Marken anderer Unternehmen zu verwenden. Ist der gewünschte Firmenname bereits vergeben, kann eine eindeutige Ergänzung notwendig werden, beispielsweise durch den Standort, die Branche oder die Rechtsform. Häufige Änderungen sind hingegen wenig sinnvoll, da Kunden den Betrieb sonst möglicherweise nicht mehr eindeutig zuordnen können.
WhatsApp ermöglicht es Unternehmen, Organisationen und öffentlich auftretenden Personen außerdem, einen bereits bei Instagram oder Facebook verwendeten Benutzernamen auch für WhatsApp zu beanspruchen. Dadurch kann ein Betrieb innerhalb der Meta-Dienste einheitlich auftreten. Gleichzeitig werden die verschiedenen Profile damit leichter miteinander verknüpfbar.
Telefonnummer bleibt für das Konto erforderlich
Der Benutzername ersetzt die Telefonnummer nicht vollständig. Für die Einrichtung und den Betrieb eines WhatsApp-Kontos ist weiterhin eine Telefonnummer notwendig. Sie bleibt auch WhatsApp und dem Mutterkonzern Meta bekannt.
Die neue Funktion schützt die Nummer vor allem gegenüber Menschen, die sie bislang nicht kennen. Wer einen Betrieb erstmals über dessen Benutzernamen anschreibt, soll künftig nur den Benutzernamen und nicht automatisch die hinterlegte Telefonnummer sehen. Kontakte, bei denen die Nummer bereits im Adressbuch gespeichert ist, kennen diese dagegen weiterhin. Die Einführung der Benutzernamen bedeutet daher mehr Kontrolle über die Weitergabe der Rufnummer, aber keine vollständige Anonymität.
Zusätzlicher Schlüssel kann unerwünschte Nachrichten verhindern
Ergänzend zum Benutzernamen bietet WhatsApp einen optionalen Benutzernamenschlüssel an. Wer diese Schutzfunktion aktiviert, kann festlegen, dass neue Kontakte neben dem exakten Benutzernamen auch einen zusätzlichen Code kennen müssen, bevor sie eine Nachricht senden können.
Die Verbraucherzentralen empfehlen diese Einstellung, um unerwünschte Kontaktaufnahmen zu erschweren. Für Betriebe ist allerdings abzuwägen, ob ein solcher Schlüssel zum jeweiligen Einsatzzweck passt. Wird WhatsApp als leicht erreichbarer Kundenkanal genutzt, muss auch der Schlüssel zusammen mit dem Benutzernamen bekannt gemacht werden. Bei internen Kontakten oder klar begrenzten Nutzergruppen kann die zusätzliche Hürde dagegen sinnvoll sein.
Kein öffentliches Verzeichnis vorgesehen
Anders als bei klassischen sozialen Netzwerken soll es bei WhatsApp kein öffentlich durchsuchbares Verzeichnis der Benutzernamen geben. Auch automatische Vorschläge sind nach Angaben des Unternehmens nicht vorgesehen. Wer einen Betrieb erstmals kontaktieren möchte, muss den exakten Benutzernamen kennen.
Unternehmen müssen ihren WhatsApp-Namen deshalb weiterhin über die eigene Internetseite, Geschäftskorrespondenz oder andere bestehende Kontaktwege bekannt machen. Der Benutzername macht einen Betrieb nicht automatisch innerhalb von WhatsApp auffindbar. Er erleichtert jedoch die Kontaktaufnahme, weil Kunden nicht mehr zwingend eine Telefonnummer übernehmen oder im Smartphone speichern müssen.
Betriebe sollten ihren Namen frühzeitig prüfen
Da jeder Name nur einmal vergeben wird, sollten Unternehmen zeitnah prüfen, ob ihre gewünschte Bezeichnung noch verfügbar ist. Reservieren lässt sich der Name zunächst unabhängig davon, wann die vollständige Funktion für das jeweilige Konto freigeschaltet wird.
Vor der späteren Veröffentlichung empfiehlt es sich, Schreibweise und Wiedererkennbarkeit sorgfältig festzulegen. Auch Zuständigkeiten für eingehende Nachrichten, Reaktionszeiten und der Umgang mit personenbezogenen Daten bleiben wichtige organisatorische Fragen. Der neue Benutzername ändert nichts daran, dass WhatsApp Business im Unternehmen in ein geregeltes Kommunikations- und Datenschutzkonzept eingebunden werden sollte.
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Volksbank in Ostwestfalen – Bild © : Kaspars Grinvalds – adobe stock