Dienstreisen gehören für viele Mitarbeiter zum Berufsalltag. Damit dabei nichts schief geht, sollte man gut vorbereitet sein. Egal ob man sie selbst plant oder durch eine Assistenz unterstützt wird: einige Punkte sollten bereits vor Reisebeginn geklärt sein.
Vor der Reise sollten die Formalitäten erledigt werden. Sind Ausweis bzw. Reisepass noch gültig? Ist das Ziel ein Land, für das ein Visum benötigt wird, muss dieses rechtzeitig beantragt werden. Außerdem ist es sinnvoll, einen Auslandskrankenschein zu beantragen sowie eine Auslandsreiseversicherung abzuschließen.
Flugzeug, Zug oder Dienstwagen
Je nach Zielort einer Dienstreise ist es nötig, einen Flug, eine Zugfahrt oder einen Mietwagen zu buchen. Eventuell ist eine Dienstwohnung vorhanden, deren Nutzung man aber ebenfalls vorher abklären sollte. Wird ein Hotel besucht, sollte man vorab klären ob Parkplätze vorhanden sind, ob es Spät-Check-Inns oder Früh-Check-Outs gibt.
Auf die Zahlungsmittel achten
Wer ins Ausland reist, auf dessen Checkliste sollten entsprechende Zahlungsmittel stehen. Unternehmen verfügen häufig über firmeneigene Kreditkarten, die genutzt werden können. Steht die Möglichkeit nicht zur Verfügung, sind entweder Bargeld in der entsprechenden Währung oder auch Reisechecks eine Alternative.
Während einer Dienstreise hat man meistens Kundenkontakte oder nimmt an Konferenzen teil. Für solche Termine sind in der Regel Unterlagen notwendig, die man nicht vergessen darf. Deshalb sollten alle benötigten Dokumente vorher zusammengestellt werden.
Die richtige Ausstattung
Bei Dienstreisen, auf denen man selbst Vorträge hält, sollten schon im Vorfeld die technischen Gegebenheiten am Zielort abgeklärt werden. Falls notwendig, müssen Hilfsmittel wie Laptop oder Beamer selbst organisiert werden. Um sich auch im Ausland kurzfristig mit der Unternehmensleitung abstimmen zu können, ist ein Firmenhandy sinnvoll. Dieses muss für das Ausland freigeschaltet sein. Zu den selbstverständlichen Vorbereitungen gehört auch die angemessene Kleidung.
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Unternehmen OWL – Bild © Robert Kneschke – stock.adobe.com